Política de Privacidad de MultiHAyT Permisos

1. Responsable del tratamiento

El responsable de esta política es MultiHAyT Technologies, desarrollador y operador tecnológico de la aplicación MultiHAyT Permisos.

Correo de privacidad y soporte: multihayttechnologies@gmail.com.

Sitio web: https://multihayt.com.

Cuando una entidad, secretaría, institución educativa u otra organización utiliza MultiHAyT para administrar información de su personal, dicha organización puede actuar como responsable del tratamiento de los datos que incorpora a la plataforma, y MultiHAyT Technologies puede actuar como proveedor tecnológico o encargado, según corresponda.

2. Alcance

Esta política aplica al uso de la aplicación móvil, la versión web y los servicios asociados a MultiHAyT Permisos. También aplica a las funciones de autenticación, solicitudes de permisos, directorio institucional, notificaciones, chat, certificados, reportes, estadísticas, administración de organizaciones, instituciones, sedes y usuarios.

3. Información que podemos tratar

No solicitamos información que no sea razonablemente necesaria para operar la plataforma o cumplir una finalidad institucional legítima.

4. Finalidades del tratamiento

• crear, autenticar y administrar cuentas de usuario;
• gestionar solicitudes de permisos laborales y su trazabilidad;
• validar soportes, aprobar, devolver o consultar solicitudes;
• generar certificados, reportes, estadísticas e indicadores;
• administrar organizaciones, instituciones, sedes, cargos y roles;
• enviar notificaciones relacionadas con el funcionamiento del servicio;
• habilitar comunicaciones institucionales entre usuarios autorizados;
• mantener la seguridad, integridad, disponibilidad y auditoría del sistema;
• prevenir accesos no autorizados, fraude, abuso o uso indebido;
• atender consultas, solicitudes, reclamos y soporte técnico;
• cumplir obligaciones legales, contractuales o requerimientos de autoridad.

5. Autorización y fundamento del tratamiento

El tratamiento se realiza con base en la autorización del titular cuando sea exigible, en la relación contractual o institucional que habilita el uso de la plataforma, en el cumplimiento de obligaciones legales y en las demás bases permitidas por la normativa aplicable.

En Colombia, el tratamiento se orienta por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

Cuando una organización crea o administra cuentas para sus funcionarios, dicha organización debe contar con las autorizaciones y fundamentos requeridos para incorporar y gestionar esa información.

6. Servicios tecnológicos de terceros

MultiHAyT utiliza servicios tecnológicos de Google Firebase para operar funciones esenciales. Dependiendo de la configuración y del uso de la app, estos servicios pueden incluir:

• Firebase Authentication: autenticación y gestión de acceso;
• Cloud Firestore: almacenamiento y sincronización de datos;
• Firebase Cloud Messaging: envío de notificaciones;
• Firebase Hosting: publicación de componentes web;
• otros servicios técnicos de Google o Firebase necesarios para seguridad, entrega y operación.

Estos proveedores pueden tratar información como encargados o proveedores de infraestructura, conforme a sus términos, medidas de seguridad y políticas aplicables.

7. Compartición y divulgación

MultiHAyT Technologies no vende datos personales. La información puede compartirse únicamente:

• con la organización a la que pertenece el usuario y sus administradores autorizados;
• con usuarios que, por su rol y alcance, estén autorizados para consultar el dato;
• con proveedores tecnológicos indispensables para operar el servicio;
• cuando exista autorización del titular;
• cuando lo ordene una autoridad competente o lo exija la ley;
• para proteger derechos, seguridad e integridad de usuarios y del servicio.

La aplicación aplica controles de acceso por rol y alcance organizacional para limitar la consulta y modificación de información.

8. Conservación de la información

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para prestar el servicio, mantener la trazabilidad administrativa, atender obligaciones legales, resolver controversias y cumplir las políticas de archivo de la organización correspondiente.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, se eliminan, anonimizan o bloquean conforme a la normativa aplicable y a las instrucciones válidas de la organización responsable.

9. Seguridad de la información

Aplicamos medidas administrativas y técnicas razonables para proteger los datos contra acceso, pérdida, alteración, divulgación o uso no autorizado. Estas medidas incluyen autenticación, reglas de acceso, separación por organización, validación de roles, registros de auditoría y comunicación mediante servicios seguros.

Ningún sistema es completamente infalible. Por ello, los usuarios deben proteger sus credenciales, utilizar contraseñas seguras y notificar inmediatamente cualquier acceso sospechoso.

10. Derechos de los titulares

• conocer, consultar y acceder a sus datos personales;
• actualizar o rectificar información inexacta o incompleta;
• solicitar prueba de la autorización, cuando corresponda;
• conocer el uso dado a sus datos;
• presentar consultas, quejas o reclamos;
• revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda;
• acceder gratuitamente a sus datos en los casos previstos por la ley.

Las solicitudes pueden requerir verificación de identidad y, cuando los datos sean administrados por una organización usuaria, podrán remitirse a dicha organización para su atención.

11. Solicitud de eliminación de cuenta y datos

Para solicitar la eliminación de una cuenta o de datos asociados, el usuario puede escribir a multihayttechnologies@gmail.com con el asunto “Solicitud de eliminación de cuenta”.

La solicitud debe indicar nombre completo, correo asociado, organización o institución y descripción clara de lo solicitado.

La eliminación está sujeta a verificación de identidad, obligaciones legales, deberes de conservación y políticas institucionales. Ciertos registros pueden conservarse cuando sean necesarios para acreditar actuaciones administrativas, cumplir una obligación legal o proteger derechos legítimos.

12. Menores de edad

MultiHAyT Permisos está dirigida principalmente a personal autorizado de organizaciones e instituciones y no está diseñada para que menores creen cuentas por iniciativa propia. Si una organización llegara a tratar datos de menores mediante la plataforma, deberá cumplir las reglas especiales de protección, interés superior, autorización y finalidad aplicables.

13. Almacenamiento y transferencias internacionales

Los proveedores de infraestructura tecnológica pueden procesar o almacenar información en centros de datos ubicados fuera de Colombia. En esos casos, el tratamiento se realiza mediante proveedores con compromisos contractuales y medidas de seguridad, de acuerdo con la normativa aplicable.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o funcionales. La versión vigente se publicará en esta misma página, indicando la fecha de la última actualización. Cuando el cambio sea material, podremos comunicarlo por medios razonables dentro de la aplicación o a través de la organización usuaria.

15. Contacto y ejercicio de derechos